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Facturas a clientes

Ultima actualizacion17 Febrero, 2021

FACTURAS A CLIENTES

En nuestra primera pantalla, se muestra un listado de todos los comprobantes generados de nuestros clientes, entre los comprobantes tenemos las Facturas, Boletas de venta, Notas de crédito y Notas de débito.

Entre sus opciones tenemos:

Nueva factura.
Listado.
Listado de plantillas.
Pagos.
Estadísticas.
Envíos SUNAT.

Detallando:

Nueva factura.

En esta opción, tenemos la alternativa de elegir qué tipo de comprobante vamos a emitir en nuestra venta y entregar al cliente, para ello primero se creará un documento de tipo Borrador.

Los tipos de documento son:

Factura estándar.
Boleta de venta.

Detallando:

Factura estándar.

Indicaremos lo siguiente:

Los campos que están con negrita, son campos OBLIGATORIOS, son:

Ref.
Cliente.
Tipo.
Fecha de Facturación.
Condiciones de pago.

Los campos mínimos necesarios para un buen registro, serían los siguiente:

Ref: Por ahora solo será Borrador.
Cliente: Seleccionaremos el cliente, pero debe tener RUC.
Tipo: Seleccionaremos Factura Estándar.
Fecha de Facturación: Fecha.
Condiciones de pago: Seleccionar.
Forma de pago: Seleccionar.
Cuenta Bancaria: Elegir la caja, lugar donde se destina el dinero de la venta.
Nota Pública: Es aquel que aparecerá en el documento, Factura.
Nora Privada: Es aquel que no aparecerá en el documento.

En la imagen mostramos el formulario para el registro del comprobante.

Ejemplo.

Le damos clic en: CREAR BORRADOR

La creación de la factura aun está en borrador porque aún no cuenta con un código real, por el momento tiene de nombre: (PROV234).

Hay que destacar varios puntos.

Descuentos:

Se aplica si el cliente tiene algún descuento registrado en nuestro sistema (Descuento aplica a todo la Factura), para ello, si queremos registrar un descuento para aplicarlo a nuestra factura, se tendría que ingresar a (Editar Descuento fijo) y registrarlo para luego seleccionarlo y aplicar el descuento en la factura.

Por ahora el cliente no cuenta con ningún descuento.

En el panel: Añadir nueva Línea, es donde ingresamos todos los productos que serán vendidos. Para ello se tiene que realizar lo siguiente:

Clic en: Producto predefinido para vender, y digitar en la casilla el nombre del producto para buscar y agregar.

Seleccionamos el producto, donde también podemos apreciar el precio incluido IGV, el stock.

Luego de seleccionarlo, debemos agregar la cantidad de unidades y al final clic en el botón AÑADIR. De la misma forma podemos agregar otros productos en la factura.

Nota:

Apreciamos el precio de compra (PMP = Precio Medio Ponderado) como sugerencia, útil para el cálculo de los márgenes.

Al final tenemos un producto en nuestra lista.

Si deseamos podemos cambiar el precio, la cantidad de unidades, aplicar un descuento a este producto, para ellos se tiene que hacer clic en el Lápiz.

Si deseamos quitar o eliminar el producto de nuestra lista, solo hacemos clic en el buzón.

El botón AÑADIR, adicionalmente de agregar el producto a nuestra lista, también nos permitirá mostrar otras opciones, ejemplo: VALIDAR.

Aquí podemos apreciar el importe a pagar, también se ha generado un documento de tipo Borrador: (PROV234)_e.pdf.

Con el botón Generar, podemos volver a generar el documento e imprimirlo.

La botón más importante es:

VALIDAR:

Es importante, porque aquí, se generará un Número de documento Válido, además, disminuye el stock del almacén, por ellos para validar se tendrá que elegir de qué almacén se venderá.

Para nuestro caso, como solo existe un solo almacén, aparece de esta manera:

Si hubiera más de un almacén, aparecería de la siguiente manera.

Ejemplo:

Aquí se puede elegir el almacén y confirmamos con un SI.

IMPORTANTE:

VALIDAR, indica que tenemos todos los productos registrados en nuestra factura.

Ahora podemos apreciar la factura completa, principalmente se compone de:

Número de factura válida.
Generación de documentos.

Para este caso, esté asociado o empresa está configurado para utilizar FACTURA ELECTRÓNICA, esto implica:

Generación del documento XML que será enviado a SUNAT
Activa el panel Estado del comprobante electrónico, que permite enviar el XML a SUNAT a través del botón ENVIAR A SUNAT.

Los documentos se pueden descargar. El documento en pdf se puede apreciar haciendo clic en la lupita.

Botones:

ENVIAR A SUNAT:

Permite enviar el XML que fue generado en el momento de validar.

Considerar lo siguiente:

Empresas que emitan facturación electrónica están obligadas a hacer el envío.
Empresas que emitan Facturación electrónica, podrá modificar la factura solo si aún no ha sido enviado a la SUNAT.
Empresas que emitan Facturación electrónica, Solo pueden eliminar la última factura validada, solo si aún no ha sido enviada a la SUNAT.

Ejemplo:

Continuaremos con un nuevo ejemplo, donde se aprecia un comprobante enviado a SUNAT.

Una vez enviado el XML a la SUNAT, aparecerán 2 botones importantes, que son:

Nota de Crédito.
Nota de Débito.

Estos 2 documentos son importantes cuando se quiere realizar una acción en base a una Factura o Boleta de Venta.

NOTA DE CRÉDITO:

La creación de una Nota de crédito es parecida a crear una factura estándar. Solo existen 3 puntos diferentes e importantes, que son:

La opción dentro de la etiqueta Tipo llamada: Nota de Crédito para corregir la factura, ya viene seleccionado.

Dentro de esta opción, esta selección con check la opción llamada: Crear nota de crédito con las líneas de la factura original y éste depende de la Razón de Rectificación, es decir, si cambiamos la Razón de Rectificación puede o no seleccionar con check la opción: Crear nota de crédito con las líneas de la factura original.

En la Razón de Rectificación existen 9 diferentes opciones para la creación de una nota de crédito.

Toda Razón de rectificación, requiere de forma obligatoria un Sustento.

NOTA DE DÉBITO:

La creación de una Nota de débito es parecida a crear una factura estándar. Solo existen 3 puntos diferentes e importantes, que son:

La opción llamada: Nota de Débito para corregir la factura, ya viene seleccionado.

Dentro de esta opción, esta selección con check la opción llamada: Crear nota de débito con las líneas de la factura original y éste depende de la Razón de Rectificación, es decir, si cambiamos la Razón de Rectificación puede o no seleccionar con check la opción: Crear nota de débito con las líneas de la factura original.

En la Razón de Rectificación existen 2 diferentes opciones para la creación de una nota de débito.

Toda Razón de rectificación, se requiere de forma obligatoria un Sustento.

MODIFICAR:

Permite cambiar el detalle de la factura, permitiendo agregar o retirar productos, pero antes te pedirá devolver el producto al almacén que inicialmente fue ingresado, con esto el stock no será afectado.

RECORDAR: NO SE PUEDE MODIFICAR UN DOCUMENTO ENVIADO A SUNAT.

ENVIAR e-mail:

Permite enviar la factura a través de un correo al cliente.

En Asunto del e-mail, el sistema propone: Envío de la factura F001-00000003, Adjuntando la factura como archivo en formato pdf.

Nota:

Al registrar el cliente, no se ingresó el EMAIL, como consecuencia en destinatario aparece vacío.

AÑADIR PAGO:

Es el monto que el cliente debe pagar, al pagar, generará un registro del pago.

Esta opción, muestra un formulario de pago, donde indica que existen 4 campos obligatorios que debemos llenar, que son: Empresa, Fecha, Forma de pago, Cuenta (En qué caja será registrado el pago).

Observamos en un listado, nuestra factura que debe ser pagada. Podría haber existido más facturas que significa que no fueron pagadas del mismo cliente. Estas facturas adicionales también pueden ser pagadas en este formulario solo si ingresamos el monto en la casilla en blanco.

Haga clic en PAGAR.

El Check, nos indica que el documento pagado en su totalidad será clasificado como pagado de forma automática. Esto con la idea de no realizarlo manualmente con el botón: Clasificar ‘Pagado’.

Así se muestra una factura del cliente con el Pago realizado:

Algo que debí mencionar:

Panel Documentos es donde se generaría el pdf y el XML.

Panel Pagos, se observa el pago realizado y muestra el código, la fecha, el tipo, el monto y la caja donde se ha registrado el pago.

Una vez pagada aparecerá el botón REABRIR, para nuestro caso está bloqueado porque la factura ya fue enviada a SUNAT.

REABRIR:

Permite hacer cambios en nuestra factura, como eliminar pagos, y cuando eliminamos el pago se abren otras opciones como el Modificar.

En conclusión, el REBRIR permite disolver paso a paso toda la factura (Ejemplo: Eliminar el pago, etc.). SOLO SI AÚN NO HA SIDO ENVIADO A SUNAT.

Ejemplo:

Si nuestro ejemplo aún no se hubiera enviado a sunat, Imagen después de haber hecho clic en REABRIR.

Según la imagen, ya se puede eliminar el pago, para luego poder modificar la factura.

Si queremos disolver la acción de Reabrir (Sin haber eliminado el pago), se tiene que hacer manualmente Clasificar ‘Pagado’, esto lo dejara como estaba antes de Reabrirlo.

COPIAR:

Básicamente consiste en clonar nuestra factura, es decir crea otra factura igual al anterior, esta factura clon o copia se genera como una Factura Borrador, al final sigue el mismo procedimiento del punto: Nueva Factura

ELIMINAR:

Solo se puede eliminar la última factura, si es una factura electrónica NO ENVIADA.

Si se trata de una factura electrónica, una vez enviada a la SUNAT ya no podrá ser eliminada.

CLASIFICAR ABANDONADO:

Aquellos comprobantes que por alguna razón se entregó al cliente juntamente con los productos, pero quedó como pendiente de pago que nunca se concretó.