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Facturas de proveedores

Ultima actualizacion17 Febrero, 2021

FACTURAS DE PROVEEDORES

En nuestra primera pantalla, se muestra un listado de todos los comprobantes generados de nuestros proveedores, entre los comprobantes tenemos las facturas y Notas de crédito.

Entre sus opciones tenemos:

Nueva factura.
Listado.
Pagos.
Estadísticas.

Detallando:

Nueva factura.

Registra una factura estándar simple del proveedor. Es decir, cualquier documento de compra a un proveedor siempre se registrará como factura en +ERP.

Ejemplo:

Si el proveedor nos entrega boleta, en +ERP se registrará como una factura estándar.
Si el proveedor nos entrega una factura, en +ERP se registrará como una factura estándar.
Si el proveedor nos entrega una nota de crédito, en +ERP se registrará como una nota de crédito.

Los tipos de documento a crear son:

Factura estándar.
Nota de Crédito (se crea en base a una factura).

Detallando:

Factura estándar.

Indicaremos lo siguiente:

Los campos que están con negrita, son campos OBLIGATORIOS, son:

Proveedor.
Ref. proveedor.
Tipo.
Fecha de facturación.

Los campos mínimos necesarios para un buen registro, serían los siguiente:

Proveedor: Seleccionaremos el proveedor.
Ref. proveedor: Número de comprobante del proveedor.
Tipo: Seleccionaremos Factura Estándar.
Fecha de Facturación: Fecha.
Fecha límite de pago: Fecha.
Condiciones de pago: Seleccionar.
Forma de pago: Seleccionar.
Cuenta Bancaria: Elegir la caja, lugar donde se destina el dinero que será pagado por la venta.
Nota Pública: Es aquel que aparecerá en el documento, Factura.
Nora Privada: Es aquel que no aparecerá en el documento.

Formulario del registro del comprobante.

Le damos clic en: CREAR BORRADOR

Borrador, porque la factura aún no cuenta con un código real, por el momento tiene de nombre: (PROV12).

Hay que destacar varios puntos.

Descuentos:

Se aplica si el proveedor nos ha dado algún descuento o si en algún momento tenemos una nota de crédito registrado en nuestro sistema, eso quiere decir que el proveedor nos tiene una nota de crédito registrado en su sistema.

El descuento aplica a todo la Factura, para ello, si queremos registrar un descuento para aplicarlo a nuestra factura, se tendría que ingresar a (Editar Descuento fijo) y registrarlo para luego seleccionarlo y aplicar el descuento en la factura.

Por ahora el proveedor no cuenta con ningún descuento.

Panel: Añadir nueva Línea, es donde ingresamos todos los productos que serán adquiridos. Para ello se tiene que realizar lo siguiente:

Clic en Producto predefinido para comprar, y digitar en la casilla el nombre del producto para buscar y agregar.

Seleccionamos el producto.

Luego de seleccionarlo, debemos agregar la cantidad de unidades y al final clic en el botón AÑADIR. De la misma forma podemos agregar otros productos en la factura.

Al final tenemos un producto en nuestra lista.

Podemos darnos cuenta que el PRODUCTO ya cuenta con su precio. esto es debido a que se registró el proveedor con su precio en Productos/precio de compra.

P.U.: Precio unitario.

P.U. (i.i.): Precio unitario incluido IGV.

Para cambiar el precio, la cantidad de unidades y/o aplicar un descuento, se tiene que hacer clic en el Lápiz.

Solo se puede agregar o modificar un precio, o es el precio unitario sin IGV o el precio unitario incluido el IGV.

Si deseamos quitar o eliminar el producto de nuestra lista, solo hacemos clic en el buzón.

El botón AÑADIR, adicionalmente de agregar el producto a nuestra lista, también nos permitirá mostrar otras opciones, ejemplo: VALIDAR.

Aquí podemos apreciar el importe total, también se ha generado un documento de tipo Borrador: (PROV12).pdf.

Con el botón Generar, podemos volver a generar el documento e imprimirlo.

La opción más importante es:

VALIDAR:

Esta opción es muy importante, es la que generará un Número de documento Válido, además, incrementará el stock en el almacén. Para este último se tendrá que elegir a que almacén ingresara.

Para nuestro caso, solo existe un solo almacén, por tanto, aparece de esta manera:

Si hubiera más de un almacén, el sistema nos proporcionará una lista para poder elegir.

Confirmamos con un SI.

IMPORTANTE:

VALIDAR, indica que tenemos todos los productos registrados en nuestra factura.

Ahora podemos apreciar la factura completa, con su número de factura válida y el documento generado.

Los documentos se pueden descargar. El documento en pdf se puede apreciar haciendo clic en la lupita.

Botones:

MODIFICAR:

Permite cambiar el detalle de la factura, permitiendo agregar o retirar productos, pero antes te pedirá disminuir el producto del almacén que inicialmente había sido ingresado, con esto el stock no será afectado.

ENVIAR e-mail:

Permite enviar la factura a través de un correo a nuestro proveedor.

En Asunto del e-mail, el sistema propone: Envío de la factura PFS1909-0010, Adjuntando la factura como archivo en formato pdf.

Nota:

Al registrar el proveedor, se ingresó el EMAIL, como consecuencia en el destinatario aparece EMAIL de forma automática.

AÑADIR PAGO:

Es el monto que nosotros como asociados pagamos a nuestros proveedores, tales pagos generará registros de pagos.

Esta opción, muestra un formulario de pago, donde indica que existen 4 campos obligatorios que debemos llenar, que son: Empresa, Fecha, Forma de pago, Cuenta (En qué caja será registrado el pago).

Observamos en un listado, nuestra factura que debe ser pagada, también podría haber existido más facturas que significa que no fueron cancelados al mismo proveedor (estaríamos en deuda), pero estas facturas demás también pueden ser pagadas en este formulario solo si ingresamos el monto en la casilla en blanco.

Haga clic en PAGAR.

El Check, nos indica que el documento pagado en su totalidad será clasificado como pagado de forma automática. Esto con la idea de no realizarlo manualmente con el botón: Clasificar ‘Pagado’.

Así se muestra una factura del cliente con el Pago realizado:

Algo que debí mencionar:

Panel Documentos es donde se generaría el pdf.

Panel Pagos muestra los pagos realizados, muestra el código, la fecha, el tipo, el monto y la caja de donde se ha pagado.

Una vez cancelado aparecerá el botón REABRIR.

REABRIR, permite hacer cambios en nuestra factura, como eliminar pagos, y cuando eliminamos el pago se abren otras opciones como el botón MODIFICAR.

En conclusión, el REABRIR permite disolver paso a paso toda la factura (Ejemplo: Eliminar el pago, etc.).

Aquí un ejemplo: Imagen después de haber hecho clic en REABRIR.

Según la imagen, ya se puede eliminar el pago, para luego poder modificar la factura.

Si queremos disolver la acción de Reabrir (Sin haber eliminado el pago), se tiene que hacer manualmente Clasificar ‘Pagado’, esto lo dejara como estaba antes de Reabrirlo.

COPIAR:

Básicamente consiste en clonar nuestra factura, es decir crea otra factura igual al anterior, esta factura clon o copia se genera como una Factura Borrador, al final sigue el mismo procedimiento del punto: Nueva Factura.

NOTA DE CRÉDITO:

Crear una Nota de crédito es parecida a crear una factura estándar.

Solo se crea cuando es necesario, es decir el proveedor por alguna razón te está otorgando una nota de crédito.

La opción llamada: Nota de Crédito para corregir la factura, ya viene seleccionado.

Dentro de esta opción, estas 2 opciones que según el caso se deben seleccionar.

El Sustento por la nota de crédito se debería colocar en cualquiera de las notas.

Recordar, que las notas privadas no se muestran en la factura.

El resto de pasos cómo enviar correo, realizar pagos, etc. Son iguales a una factura estándar.

ELIMINAR:

Se puede eliminar una factura siempre y cuando esté en estado Borrador. Si en caso ya se hubiera pagado, tendría que reabrir para eliminar el pago, luego ir a Modificar para devolver las unidades ingresadas y luego se activará el botón eliminar.